Quando si decide di organizzare da soli il proprio matrimonio, può capitare di scordare o spesso di non considerare affatto alcuni aspetti che, durante l’evento, potrebbero trasformarsi in intoppi o problemi. Di seguito, citiamo alcune delle cose da valutare in fase organizzativa.
Se avete deciso di fare un matrimonio semplice e tradizionale, che prevede la cerimonia nella chiesa di famiglia o nel municipio della vostra città, e il ricevimento in un albergo o un ristorante nelle vicinanze, in linea di massima non avrete grosse difficoltà a livello organizzativo. Certo dovrete occuparvi di scartoffie, scelta del menù e ricordarvi gli innumerevoli appuntamenti che avrete in questo periodo, ma niente di impossibile.
Nel momento in cui però decidete di svolgere ricevimento o cerimonia e ricevimento in una location priva di servizi, dovrete badare a molti aspetti, alcuni dei quali, spesso, si sottovalutano o non si tengono in considerazione.
Accordi col catering
Quando si opta per una location, privata o pubblica che sia, senza servizi aggiunti, bisogna interpellare un’azienda che si occupa di catering. Sarà fondamentale discutere non solo del cibo e della mise en place, ma anche di come interverrà il team messo a vostra disposizione durante l’evento. Chiedete di poter conoscere chi sarà presente al vostro matrimonio (almeno il capogruppo) e confrontatevi con lui/lei circa le dinamiche dell’evento stesso. Parlate approfonditamente dell’allestimento: dai centrotavola, al posizionamento del tableau, fino a discutere del tavolo delle bomboniere. Questo perché è fondamentale capire fino a che punto possono aiutarvi e, nel caso, possono provvedere a cercare una o più persone che si occupino solamente dell’aspetto allestimento location.
Stessa cosa vale per la gestione delle tempistiche. È importante, qualora non ci fosse un wedding planner a gestire l’evento, discutere, con gli unici addetti ai lavori presenti, riguardo le dinamiche del ricevimento: quando servire l’aperitivo e dove (magari mentre voi siete lontani chilometri per fare le foto), quando iniziare il pranzo o la cena al tavolo, quando apparecchiare e dove la torta nuziale ecc. Se deciderete prima tutto questo, durante il matrimonio sarete tranquilli e nessuno verrà a disturbarvi, salvo per avere conferme.
Ph. Castello Colonna
Da chiarire è anche l’opzione piano B, qualora la festa si dovesse svolgere all’aperto. Per non rischiare di mangiare sotto la pioggia, ricordatevi di scegliere una location che abbia una zona al chiuso o che sia munita di gazebo/porticati/tensostrutture. Qualora non ci fossero, provvedete ad affittarne per non rischiare problemi. Una volta studiato il piano B, chiaritelo con il catering in modo tale da avere tutto sotto controllo e evitare crisi di panico da “e ora cosa facciamo?”
Cosa sto dimenticando?
A volte non si pensa ad aspetti che però, durante l’evento, possono diventare dei problemi o delle preoccupazioni.
Ph. Tenuta Pegaso
Sempre in circostanze di location affittata e autogestita, infatti, dovrete valutare, oltre a tutto il resto, anche a:
- Pulizia della location prima e dopo, soprattutto se si tratta di location gestite da enti pubblici.
- Servizio di parcheggio: se non c’è un parcheggio privato, dove potranno mettere le auto i vostri ospiti?
- Pulizia del WC: se utilizzerete la location dalla cerimonia alla festa dopo cena, dovrete assicurarvi che i servizi igienici siano sempre perfetti. In particolar modo se siete in tanti e i servizi igienici sono pochi. Potete chiedere a conoscenti oppure a ditte di pulizie, l’importante è che qualcuno se ne occupi!
- Body guard: potrebbero essere utili in particolar modo se la location ha diversi ingressi con cancelli non automatici o che per motivi di comodità/sicurezza devono rimanere aperti. Soprattutto nelle location grandi, con spazi esterni difficili da controllare, potrebbe entrare chiunque! Sarà bene quindi cercare uno o più ragazzi volenterosi da “piazzare” nei punti di ingresso.
- Attenti alla cucina! Quando scegliete la location dovete fare molta attenzione ai locali adibiti a cucina. Devono infatti avere determinate caratteristiche per poter essere agibili e utilizzabili dal catering e, qualora ci fossero delle problematiche, il catering deve esserne a conoscenza per poter correre ai ripari per tempo. È fondamentale, quindi, visitare la location con lo staff che si occuperà del vostro banchetto di nozze.
Ph. Tenuta Pegaso
Ricordate le buone maniere!
A volte ci si scorda di piccoli gesti che, però, a livello di buona educazione, fanno la differenza.
Ricordatevi di… fotografi, videomaker ecc. quando prenotate catering o ristorante. Anche loro devono mangiare, soprattutto coloro che trascorreranno l’intera giornata con voi!
Ricordatevi di… ringraziare i vostri ospiti a fine ricevimento ma anche tutti coloro che, con un fiore, un biglietto e in generale un pensiero, vi hanno fatto gli auguri.
Ph. Wem Eventi